Quản lý chứng từ

Module Documents là nơi quản lý mọi chứng từ kế toán: hóa đơn đầu vào, hóa đơn đầu ra, phiếu thu/chi, biên bản, hợp đồng. Đây là input chính cho mọi bút toán.

Cấu trúc trang#

Toolbar trên cùng#

• + Upload chứng từ — mở file picker (PDF, ảnh, Word, Excel).
• Import từ email — pull attachment từ Gmail/Outlook đã connect.
• Tải template — Excel template để bulk import.
• View toggle — Table (mặc định) / Kanban (theo trạng thái).
• Filter — date range, type, status, owner, tag.
• Search — search MST, số chứng từ, NCC, mô tả.
• Export — Excel danh sách + ZIP đính kèm.

Summary metrics#

4 ô: Mới | Chờ rà soát | Chờ duyệt | Đã hạch toán. Bấm để filter.

Quy trình chứng từ#

[Upload/Import]
      ↓
[OCR + Phân loại tự động]
      ↓
[Trạng thái: Mới]
      ↓ (kế toán mở, kiểm tra)
[Trạng thái: Chờ rà soát]
      ↓ (đề xuất bút toán)
[Trạng thái: Chờ duyệt]
      ↓ (người duyệt ký)
[Trạng thái: Đã hạch toán]

Upload chứng từ#

Một file một lúc#

1. Bấm + Upload chứng từ.
2. Chọn file (PDF, JPG, PNG, HEIC).
3. KOPA upload + OCR tự động (5–15 giây).
4. Kết quả OCR hiện ngay trong inspector bên phải.

Nhiều file một lúc#

1. Bấm + Upload chứng từ, chọn nhiều file (tối đa 50/lần).
2. KOPA xếp hàng OCR.
3. Mỗi file OCR xong → tự thành dòng mới trong table.

Kéo thả#

Kéo file/thư mục từ Finder/Explorer vào table để upload. Hữu ích cho tháng cuối có nhiều hóa đơn giấy.

Email forwarding#

KOPA cho mỗi công ty một email bí mật, ví dụ xyz123@docs.getkopa.com. Forward email có hóa đơn đính kèm tới đó → tự động vào danh sách.

Mẹo: Cấu hình Gmail filter để forward tự động email từ các nhà cung cấp quen.

OCR + Phân loại tự động#

KOPA OCR và trích xuất:

• Số chứng từ — số HĐ, số phiếu.
• Ngày — ngày phát hành / ngày giao dịch.
• Loại chứng từ — hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, phiếu xuất kho, biên bản, hợp đồng.
• Bên A / Bên B — MST, tên, địa chỉ.
• Mặt hàng / dịch vụ — danh sách dòng + đơn giá + số lượng + thành tiền.
• Thuế — VAT theo dòng và tổng.
• Tổng tiền — chưa thuế, thuế, sau thuế.

KOPA tự phân loại vào nhóm:

• Mua nguyên vật liệu (TK 152) — nếu có cụm từ hàng hóa NVL.
• Mua hàng hóa (TK 156) — bán thương mại.
• Chi phí sản xuất (TK 154/621/622/627) — sản xuất.
• Chi phí bán hàng (TK 641) — bán hàng.
• Chi phí quản lý (TK 642) — văn phòng, tiền lương admin.
• Tài sản cố định (TK 211) — máy móc, thiết bị có giá trị > 30tr.

Phân loại sai → kế toán chỉnh trong inspector → AI học.

Table chính#

Cột mặc định:

Cột	Mô tả	Có sort?
☐ Tick	Chọn cho bulk action	—
Ngày	Ngày trên chứng từ	✓
Loại	Hóa đơn mua / bán / phiếu / khác	✓
Số chứng từ	Số HĐ / phiếu	✓
Đối tác	NCC / khách hàng (kèm MST)	✓
Số tiền	Trước/sau thuế	✓
VAT	0% / 5% / 8% / 10%	✓
Phân loại	Mua NVL, chi phí, …	—
Trạng thái	Badge mới/rà/duyệt/hạch toán	—
Người được gán	Avatar	✓
Hành động	Action menu	—

Tùy biến cột#

Bấm icon ⚙ trên header table → toggle ẩn/hiện cột. Lưu thành Saved view.

Inspector bên phải (chi tiết chứng từ)#

Khi bấm dòng:

Tab "Tài liệu"#

• Embed preview — PDF/ảnh hiển thị inline.
• Thumbnail navigator nếu nhiều trang.
• Highlight vùng OCR — bấm vào trường (ví dụ "Số tiền") để xem KOPA lấy từ đâu trong ảnh.

Tab "Trích xuất"#

• Form các trường OCR — sửa được.
• AI sẽ học pattern qua lần sửa.

Tab "Đề xuất bút toán"#

• Đề xuất Nợ TK / Có TK / số tiền.
• Cảnh báo (VAT mismatch, NCC chưa có trong danh mục).
• Nút "Tạo đề xuất" — đẩy vào hàng đợi duyệt.
• Nút "Ghi sổ ngay" — chỉ với user có quyền và bút toán < ngưỡng auto-approve.

Tab "Lịch sử"#

• Audit trail của chứng từ này: ai upload, ai sửa, ai duyệt, khi nào.

Tab "Liên kết"#

• Bút toán đã sinh ra (nếu có).
• Email gốc (nếu import từ email).
• Session AI (nếu được sinh ra trong Cowork).

Bulk action#

Tick nhiều dòng → toolbar bulk:

• Gán cho người — chọn user.
• Đánh dấu đã rà — chuyển trạng thái.
• Tạo bút toán hàng loạt — AI đề xuất bút toán cho từng dòng.
• Lưu trữ — chuyển sang trạng thái archived (vẫn search được).
• Export — Excel + ZIP file đính kèm.

Sự cố thường gặp#

• OCR sai số tiền — sửa thủ công trong tab Trích xuất, AI sẽ học.
• Phân loại sai — sửa trong tab Đề xuất bút toán, ghi note.
• Hóa đơn bị duplicate — KOPA tự cảnh báo nếu trùng số HĐ + MST + tổng tiền.
• Hóa đơn không có MST hợp lệ — KOPA cảnh báo và yêu cầu xác nhận trước khi hạch toán.

Tiếp theo#

Ngân hàng & đối soát →