Khái niệm cốt lõi

Phần này định nghĩa các thuật ngữ bạn sẽ gặp xuyên suốt KOPA. Nắm vững chúng giúp bạn cấu hình hệ thống đúng ngay từ đầu.

Workspace#

Workspace là không gian làm việc cao nhất. Một workspace chứa nhiều công ty và nhiều người dùng. Doanh nghiệp đa pháp nhân chỉ cần một workspace; kế toán dịch vụ tạo workspace riêng cho từng khách hàng.

Công ty (Company)#

Công ty là pháp nhân kế toán. Mỗi công ty có:

• Mã số thuế (MST), tên giao dịch, địa chỉ.
• Loại hình (TNHH, CP, Hộ kinh doanh, v.v.).
• Hệ thống tài khoản kế toán (mặc định theo chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, có thể tùy biến).
• Kỳ kế toán (tháng, quý, năm) và ngày bắt đầu áp dụng.
• Đơn vị tiền tệ chính (mặc định VND).
• Chi nhánh (tùy chọn) và mã đơn vị quản lý.

Kỳ kế toán (Period)#

Kỳ kế toán là đơn vị thời gian dùng để chốt sổ. Mặc định là tháng. Kỳ có ba trạng thái:

• Đang mở — đang nhập/sửa dữ liệu.
• Đang khóa (locking) — đã chạy checklist tiền-khóa, chờ xác nhận.
• Đã khóa — không sửa được trừ khi mở lại có nhật ký.

Người dùng & vai trò#

KOPA hỗ trợ các vai trò mặc định:

• Owner — toàn quyền workspace.
• Admin — quản trị công ty + người dùng.
• Accountant — sửa sổ kế toán.
• Reviewer — duyệt đề xuất AI.
• Viewer — chỉ xem.
• Operator — nhập chứng từ, không hạch toán.

Bạn có thể tạo vai trò tùy biến tại Phân quyền & vai trò.

Connector (nguồn dữ liệu)#

Connector là cầu nối giữa KOPA và một nguồn dữ liệu bên ngoài: ngân hàng, hóa đơn điện tử, POS, kho vận, Excel/Google Sheets. Mỗi connector có:

• Loại (ví dụ vcb, misa, kiotviet).
• Trạng thái (connected, needs_auth, error).
• Lịch đồng bộ (real-time, mỗi 15 phút, mỗi giờ, thủ công).

Đọc tiếp ở Connectors.

Workflow#

Workflow là chuỗi hành động AI Agent thực hiện theo thứ tự. KOPA có 15+ workflow mẫu:

• Đối chiếu sao kê ngân hàng cuối ngày
• Lập tờ khai GTGT tháng
• Tính lương + BHXH
• Báo cáo điều hành tháng
• Quét rủi ro dòng tiền

Bạn có thể chạy workflow một lần, theo lịch (cron), hoặc kích hoạt từ event (ví dụ khi có hóa đơn mới).

Đề xuất (Proposal)#

Mỗi khi AI Agent muốn thay đổi sổ sách (hạch toán, lập tờ khai, gửi email), nó tạo một đề xuất. Đề xuất có:

• Loại (bút toán, tờ khai, văn bản, v.v.).
• Đầu vào dùng để sinh ra (chứng từ, giao dịch ngân hàng, ngữ cảnh).
• Căn cứ pháp lý (điều khoản chế độ kế toán doanh nghiệp, luật thuế, hợp đồng).
• Người duyệt được đề xuất.

Đề xuất nằm trong hàng đợi duyệt cho tới khi được ký, từ chối hoặc hết hạn.

Audit trail#

Mọi hành động — của người và của AI — đều ghi vào audit trail:

• Ai đã thay đổi.
• Lúc nào.
• Trên dữ liệu nào.
• Trước/sau khi sửa.
• Căn cứ (nếu là đề xuất AI).

Audit trail không thể xóa bằng UI thông thường. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đối phó kiểm toán và thanh tra thuế.

MCP & Skills#

KOPA xuất bản các công cụ kế toán qua MCP (Model Context Protocol) tại https://mcp.getkopa.com/mcp. Bạn có thể kết nối Claude, ChatGPT, Cursor hoặc agent tự xây để truy vấn dữ liệu kế toán read-only. Đọc tiếp ở API & MCP.