⚡KOPA
EnglishDùng thử miễn phí
KOPA Docs›Hàng đợi duyệt (HITL)

Hàng đợi duyệt (HITL)

Cách hoạt động của approval queue, quy tắc duyệt, escalation, bulk approve, và mẹo để duyệt nhanh mà vẫn an toàn.

Hàng đợi duyệt (HITL)

HITL = Human-In-The-Loop. Đây là lớp an toàn quan trọng nhất của KOPA: AI đề xuất, người ký duyệt mới ghi sổ.

Vào hàng đợi duyệt#

Có 4 lối vào:

  1. Notifications page — bấm thông báo "Đề xuất chờ duyệt".
  2. Daily Cockpit ô "Chờ duyệt" trong Cowork welcome.
  3. Agent Console → tab Approvals (giao diện đầy đủ nhất).
  4. Telegram/Zalo bot — duyệt ngay không cần mở web.

Anatomy một đề xuất#

Mỗi đề xuất có 5 phần:

1. Mục tiêu#

Câu ngắn AI nêu mục tiêu của đề xuất. Ví dụ: "Hạch toán giao dịch chuyển khoản 12.5tr từ TK Vietcombank sang nhà cung cấp ABC."

2. Đề xuất chi tiết#

Phần "thịt" — bút toán/tờ khai/email cụ thể:

Bút toán đề xuất:
  Nợ TK 642 (Chi phí quản lý)        12,500,000
        Có TK 1121 (Tiền gửi VCB)    12,500,000
  Diễn giải: TT NCC ABC theo HĐ 03/24
  Ngày: 15/03/2024
  Chứng từ: BANK-VCB-20240315-001

3. Căn cứ#

Liên kết tới:

  • Chứng từ gốc (sao kê ngân hàng, hóa đơn).
  • Điều khoản chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.
  • Lịch sử bút toán tương tự (3 lần gần nhất).
  • Hợp đồng liên quan (nếu có).

4. Cảnh báo (nếu có)#

  • "Nhà cung cấp này lần đầu xuất hiện."
  • "Số tiền vượt ngưỡng auto-approve."
  • "Tài khoản 642 chưa được phân loại sub-account."

5. Người duyệt#

  • Người được đề xuất (theo quy tắc).
  • Cấp 2 nếu có.
  • Hết hạn sau bao lâu.

Hành động duyệt#

Duyệt (Approve)#

Bấm ✓ Duyệt → KOPA:

  1. Ghi bút toán vào sổ kế toán.
  2. Update audit trail với chữ ký bạn.
  3. Đóng đề xuất.
  4. (Nếu cấp 2) chuyển sang người duyệt cấp 2.

Duyệt nhanh — Quick approve#

Với đề xuất rủi ro thấp (số nhỏ, NCC quen, pattern khớp lịch sử), KOPA mở nút ⚡ Quick approve ngay trong notification — bấm 1 click duyệt mà không cần mở chi tiết.

Sửa rồi duyệt#

Bấm ✏ Sửa → KOPA mở form bút toán cho bạn chỉnh:

  • Đổi tài khoản nợ/có.
  • Đổi số tiền (ví dụ tách ra 2 dòng).
  • Thêm chú thích.

Sau khi sửa, bấm Duyệt sau khi sửa. Audit trail ghi: "Người ký đã sửa từ X sang Y trước khi duyệt."

Từ chối (Reject)#

Bấm ✗ Từ chối → KOPA hỏi lý do:

  • Sai tài khoản.
  • Sai số tiền.
  • Không thực sự xảy ra.
  • Khác (kèm note).

AI nhận feedback và học — đề xuất tương tự trong tương lai sẽ giảm khả năng tái lặp lỗi.

Escalate#

Bấm ⬆ Escalate để chuyển cho cấp cao hơn (ví dụ kế toán → kế toán trưởng). Bạn ghi note giải thích.

Bulk action#

Trong Agent Console → Approvals:

  1. Tick nhiều dòng.
  2. Bấm thanh action ở trên: Approve all, Reject all, Reassign, Set deadline.

Mẹo: Bulk approve chỉ nên dùng cho các đề xuất đồng dạng (ví dụ 50 bút toán phân loại chi phí văn phòng). Tuyệt đối không bulk approve các bút toán giá trị lớn / khác loại.

Duyệt qua Telegram#

Tin nhắn từ @KopaApprovalBot:

📩 Đề xuất chờ duyệt Số tiền: 12,500,000 VND
Loại: Bút toán chi
Đối tượng: NCC ABC
Hết hạn: 23h

[Xem chi tiết] [⚡ Duyệt] [✗ Từ chối]

  • Bấm ⚡ Duyệt — duyệt ngay, có chữ ký Telegram của bạn.
  • Bấm Xem chi tiết — mở Mini App trong Telegram, có UI gần đầy đủ như web.
  • Bấm ✗ Từ chối — Bot hỏi lý do trong chat.

Duyệt qua Zalo OA#

Tương tự Telegram, nhưng tin nhắn qua Zalo Official Account của KOPA:

Đề xuất chờ duyệt #1234
12.5tr — TT NCC ABC
Trả lời OK để duyệt, NO để từ chối, hoặc bấm liên kết để xem chi tiết.

Lưu ý: Zalo có giới hạn miễn phí 4 tin/tháng/người. Nếu doanh nghiệp duyệt thường xuyên, dùng Telegram.

Hết hạn (Expiration)#

Mỗi đề xuất có deadline (mặc định 24h). Khi hết hạn:

  • Auto-reject — đa số trường hợp.
  • Auto-escalate — cho các đề xuất mark là urgent.
  • Auto-approve — chỉ với loại đã setup auto-approve và pass tất cả check.

Bạn cấu hình tại Cài đặt → Workflow → Quy tắc duyệt.

Audit trail của duyệt#

Mọi thao tác duyệt có log:

2024-03-15 16:42:18  Approved by Mai Nguyen (mai@saomai.vn)
                     Channel: Web
                     IP: 113.161.x.x  Device: Chrome 120
                     Decision: APPROVE  Comment: -
                     Signature: SHA256:a1b2...

Xem tại Audit log.

Mẹo duyệt nhanh mà an toàn#

  1. Duyệt theo lô tương đồng — không jump giữa các loại khác nhau.
  2. Đọc cảnh báo trước, đề xuất sau — nếu có cảnh báo, mở chi tiết.
  3. Đặt ngưỡng auto-approve hợp lý — bút toán < 1tr nên auto-approve, > 10tr phải mở chi tiết.
  4. Dùng Quick approve trên Telegram cho off-hours — không cần mở laptop sau giờ hành chính.
  5. Mark spam một lần — nếu AI đề xuất sai pattern lặp lại, bạn có thể block pattern đó.

Tiếp theo#

Bạn đã hoàn tất chương Cowork. Đọc tiếp:

Bài trước
← Workflow templates
Bài sau
Tổng quan Accounting →