Tạo workspace & công ty
Hướng dẫn từng trường khi tạo workspace mới, thêm công ty (pháp nhân), chọn kỳ kế toán và hệ thống tài khoản.
Tạo workspace & công ty
Sau khi đăng ký, KOPA hướng dẫn bạn qua Onboarding wizard. Phần này giải thích chi tiết từng trường để bạn điền đúng ngay từ đầu — sau này sửa được nhưng nên hạn chế.
Bước 1 — Đặt tên workspace#
Workspace là không gian chung của doanh nghiệp/kế toán dịch vụ. Đặt tên ngắn, dễ nhận diện, ví dụ:
- "Công ty TNHH Sao Mai" — doanh nghiệp một pháp nhân.
- "Sao Mai Group" — nhóm pháp nhân chung chủ.
- "Kế toán Minh Châu" — kế toán dịch vụ phục vụ nhiều khách hàng.
Lưu ý: Tên workspace xuất hiện trong URL (ví dụ
cowork.getkopa.com/saomai) và không sửa được sau khi tạo. Hãy chọn slug ngắn, không dấu, không khoảng trắng.
Bước 2 — Tạo công ty đầu tiên#
KOPA bắt buộc workspace có ít nhất một công ty (pháp nhân).
Trường bắt buộc#
- Tên công ty — tên giao dịch chính thức trên giấy phép.
- MST — KOPA tự động tra cứu thông tin từ Tổng cục Thuế để pre-fill các trường còn lại.
- Loại hình — TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên+, CP, DNTN, HTX, Hộ kinh doanh, Chi nhánh nước ngoài.
- Địa chỉ trụ sở chính — theo đúng giấy phép.
- Người đại diện theo pháp luật — họ tên + chức danh.
Trường tùy chọn#
- Tên viết tắt / brand — dùng trong email, văn bản (ví dụ "Sao Mai" thay vì "Công ty TNHH Sao Mai").
- Logo — PNG/SVG ≤ 2MB, sẽ in trên báo cáo PDF.
- Email liên hệ — dùng cho email chính thức (gửi tờ khai, hóa đơn).
- Số điện thoại — hiển thị trong template hóa đơn.
Bước 3 — Chọn chế độ kế toán#
KOPA hỗ trợ ba bộ chuẩn theo loại hình công ty:
- Doanh nghiệp lớn / vừa (mặc định) — bộ chuẩn đầy đủ.
- Doanh nghiệp nhỏ — bộ chuẩn rút gọn.
- Hộ kinh doanh / cá nhân kinh doanh — bộ chuẩn đơn giản nhất.
KOPA tự áp dụng đúng văn bản pháp luật hiện hành cho loại hình bạn chọn. Tên tài khoản, biểu mẫu báo cáo và tờ khai sẽ khác nhau.
Mẹo: Nếu chưa chắc, chọn DN lớn / vừa — bộ chuẩn đầy đủ nhất. Bạn có thể chuyển sang loại nhỏ hơn sau, nhưng sẽ phải remap hệ thống tài khoản.
Bước 4 — Kỳ kế toán#
- Năm tài chính bắt đầu — mặc định 01/01, có thể đổi (ví dụ FDI thường 01/04).
- Tần suất chốt — Tháng (mặc định) / Quý / Năm.
- Ngày đầu tiên KOPA quản lý — tháng/năm bạn muốn bắt đầu nhập dữ liệu vào KOPA. Tất cả dữ liệu trước ngày này được coi là số dư đầu kỳ và nhập một lần.
Bước 5 — Đơn vị tiền tệ#
- Tiền tệ chính — VND (mặc định) hoặc USD/EUR (cho FDI báo cáo bằng ngoại tệ).
- Tiền tệ phụ — bật nếu công ty có giao dịch nhiều ngoại tệ. KOPA quy đổi theo tỷ giá Vietcombank cuối ngày.
Bước 6 — Chi nhánh (tùy chọn)#
Nếu công ty có nhiều chi nhánh hạch toán độc lập:
- Bấm Thêm chi nhánh.
- Nhập tên + mã đơn vị quản lý + địa chỉ.
- Lặp lại cho tất cả chi nhánh.
Lưu ý: Chi nhánh khác với đơn vị quản lý nội bộ (department, BU). Nếu chỉ phân quyền nội bộ thì dùng đơn vị quản lý, không cần tạo chi nhánh.
Sau khi hoàn tất#
KOPA tự động:
- Tạo hệ thống tài khoản theo bộ chuẩn loại hình công ty đã chọn.
- Tạo kỳ kế toán đầu tiên ở trạng thái đang mở.
- Mời bạn nhập số dư đầu kỳ (tùy chọn — có thể làm sau).
- Mở wizard Kết nối nguồn dữ liệu.
Thêm công ty thứ hai#
Nếu bạn quản lý nhiều pháp nhân, vào Cài đặt → Công ty → + Thêm công ty để thêm. Mỗi công ty có sổ sách riêng nhưng dùng chung workspace, người dùng và connector.