Người duyệt & thông báo

Triết lý KOPA: AI đề xuất, người ký duyệt. Mỗi thay đổi quan trọng đến sổ sách phải có người ký. Phần này hướng dẫn cấu hình ai duyệt cái gì, qua kênh nào.

Tại sao cần duyệt?#

• Tránh sai sót — AI mạnh nhưng không hoàn hảo. Người ký là tuyến phòng thủ thứ hai.
• Phù hợp luật kế toán — Việt Nam yêu cầu chữ ký kế toán trưởng trên báo cáo và tờ khai.
• Audit trail — ai duyệt cái gì, khi nào — đều ghi lại.

Quy tắc duyệt mặc định#

KOPA cài sẵn các quy tắc cho công ty mới:

Loại đề xuất	Người duyệt mặc định	Ngưỡng
Bút toán < 1 triệu VND	Tự động duyệt	Không yêu cầu
Bút toán 1–10 triệu VND	Kế toán	—
Bút toán > 10 triệu VND	Kế toán trưởng	—
Bút toán > 100 triệu VND	Giám đốc + Kế toán trưởng	Hai người ký
Tờ khai thuế	Kế toán trưởng + Giám đốc	—
Email gửi đi	Người gửi	—

Bạn có thể thay đổi tại Cài đặt → Workflow → Quy tắc duyệt.

Cấu hình người duyệt#

Bước 1 — Mời người duyệt#

Vào Cài đặt → Người dùng → + Mời. Nhập:

• Email của người được mời.
• Vai trò — chọn Reviewer cho người chỉ duyệt, Accountant cho người vừa nhập vừa duyệt.
• Phạm vi — toàn workspace, một công ty cụ thể, hay một chi nhánh.

Người được mời nhận email với liên kết kích hoạt.

Bước 2 — Đặt quy tắc#

Vào Cài đặt → Workflow → Quy tắc duyệt → + Thêm quy tắc:

• Tên quy tắc — ví dụ "Duyệt bút toán ngân hàng".
• Loại đề xuất — bút toán, tờ khai, email...
• Điều kiện — số tiền, tài khoản, người tạo, ngày, v.v.
• Người duyệt cấp 1 — chọn user hoặc vai trò.
• Người duyệt cấp 2 (tùy chọn) — yêu cầu hai chữ ký.
• Hết hạn — sau bao lâu thì auto-reject hoặc escalate (mặc định 24h).

Mẹo: Đặt vài quy tắc đơn giản trước, đừng cố cover hết. Sau 1–2 tuần dùng thực tế, bạn sẽ biết chỗ nào cần siết, chỗ nào cần lỏng.

Cấu hình kênh thông báo#

KOPA hỗ trợ 4 kênh thông báo song song:

Web (mặc định)#

• Hiện trong icon chuông góc trên phải.
• Trang Thông báo lưu lịch sử 90 ngày.

Email#

Vào Cài đặt → Thông báo → Email. Bật/tắt cho từng loại:

• Đề xuất chờ duyệt.
• Workflow hoàn tất.
• Workflow lỗi.
• Cảnh báo dòng tiền (Finance mode).

Telegram Bot#

Cách phổ biến nhất ở Việt Nam.

1. Mở Telegram, search @KopaApprovalBot.
2. Bấm Start.
3. Bot trả về một mã 8 ký tự.
4. Vào Cài đặt → Thông báo → Telegram → Liên kết tài khoản, dán mã.
5. Bot hoạt động ngay.

Khi có đề xuất, bot gửi tin nhắn dạng:

📩 Đề xuất bút toán chờ duyệt Số tiền: 12.5tr VND
Mô tả: Thanh toán nhà cung cấp ABC
[Xem chi tiết] [Duyệt] [Từ chối]

Bấm Duyệt ngay trong Telegram để ký duyệt — không cần mở web.

Zalo#

Tương tự Telegram nhưng qua Zalo OA. Vào Cài đặt → Thông báo → Zalo và quét QR.

Lưu ý: Zalo giới hạn 4 tin nhắn miễn phí/tháng/người dùng. Nếu doanh nghiệp duyệt nhiều, dùng Telegram để tránh phát sinh chi phí Zalo.

Ký duyệt đề xuất đầu tiên#

Khi có đề xuất, bạn thấy badge số trên icon chuông và (nếu bật) tin nhắn Telegram/Zalo/email.

Trên web#

1. Bấm icon chuông → chọn đề xuất → mở chi tiết.
2. Đọc:
   • Mục tiêu — AI muốn làm gì.
   • Đề xuất — bút toán cụ thể (Nợ TK / Có TK / số tiền).
   • Căn cứ — chứng từ gốc, điều khoản chế độ kế toán doanh nghiệp, dữ liệu ngân hàng/hóa đơn liên quan.
   • Cảnh báo — nếu có (ví dụ "Tài khoản 642 chưa được khai báo").
3. Bấm:
   • Duyệt — ghi vào sổ.
   • Từ chối — kèm lý do.
   • Sửa rồi duyệt — chỉnh tài khoản/số tiền trước khi ký.

Trên Telegram#

Bấm Duyệt trong tin nhắn → bot xác nhận → đã ghi sổ. Nếu cần xem chi tiết hơn, bấm Xem chi tiết để mở Mini App ngay trong Telegram.

Audit trail#

Mọi thao tác duyệt được ghi vào audit trail:

• Đề xuất ID
• Ai duyệt / từ chối
• Thời gian
• IP / device
• Lý do (nếu từ chối hoặc sửa)

Xem tại Cài đặt → Audit log hoặc Audit log.

Hoàn tất Bắt đầu nhanh#

Bạn vừa hoàn tất 6 bước. KOPA giờ đã có:

• Workspace và công ty.
• Ít nhất một connector hoạt động.
• Quy tắc duyệt và người duyệt.
• Đề xuất đầu tiên đã ký.

Tiếp theo#

Bạn nên đọc tiếp tùy theo vai trò:

• Kế toán → Tổng quan Accounting.
• CFO / Chủ doanh nghiệp → Tổng quan Finance.
• Mọi vai trò → Tổng quan Cowork (hiểu sâu hơn về AI Agent).