Telegram Bot — chi tiết

Bot KOPA chính thức là @KopaApprovalBot. Đây là kênh duyệt phổ biến nhất với khách hàng KOPA tại Việt Nam vì miễn phí, không giới hạn và phản hồi tức thì.

Trang này đi sâu hơn so với Telegram, Zalo, Email — tập trung vào những gì chỉ Telegram Bot có.

Vì sao chọn Telegram cho KOPA#

Tiêu chí	Telegram	Zalo	Email
Miễn phí	✅ Không giới hạn	❌ 4 tin/tháng	✅
Inline button (duyệt 1-tap)	✅	⚠ Hạn chế	❌
Mini App (full UI)	✅	⚠ Web view	❌
Group chat	✅	✅	❌
Real-time	✅	✅	⚠ Phụ thuộc client
Multi-device sync	✅	✅	✅
Bot commands	✅ Phong phú	⚠ Hạn chế	❌
API mở	✅ Public	⚠ OA only	✅ SMTP

Setup ban đầu#

Bước 1 — Tìm bot#

Mở Telegram trên điện thoại hoặc desktop, search @KopaApprovalBot. Bấm vào để mở chat.

Bước 2 — Bấm Start#

Tin nhắn đầu tiên Bot trả:

👋 Xin chào! Tôi là KOPA Approval Bot.

Để liên kết tài khoản KOPA của bạn, gửi mã liên kết
sau đây vào Cài đặt → Thông báo → Telegram trong app:

LINK-A4F2K8

Mã này hết hạn sau 10 phút.

Bước 3 — Liên kết trong KOPA#

1. Mở app KOPA (web hoặc mobile).
2. Vào Cài đặt → Thông báo → Telegram → Liên kết tài khoản.
3. Dán mã LINK-A4F2K8 → bấm Liên kết.
4. Bot xác nhận: "✅ Đã liên kết với tài khoản mai@saomai.vn (workspace: Sao Mai). Bạn sẽ nhận thông báo về kênh này từ giờ."

Bước 4 — Test#

Trong KOPA, bấm Cài đặt → Thông báo → Telegram → Gửi tin test. Bot sẽ gửi:

🔔 Đây là tin test. Nếu bạn nhận được, kênh đang hoạt động đúng.

Bot commands#

Telegram Bot hỗ trợ các lệnh sau. Gõ / trong chat để hiện gợi ý:

Lệnh thông tin#

Lệnh	Tác dụng	Ví dụ output
/start	Đăng ký / re-link	Welcome message
/help	Liệt kê tất cả lệnh	Menu commands
/me	Thông tin tài khoản đang link	mai@saomai.vn · Sao Mai · Accountant
/workspaces	Liệt kê workspace bạn có quyền	List + slug
/switch saomai	Đổi workspace mặc định cho bot	✅ Đã đổi sang Sao Mai

Lệnh số liệu nhanh#

Lệnh	Tác dụng
/balance	Số dư tất cả tài khoản ngân hàng
/balance vcb	Số dư riêng VCB
/runway	Runway tháng
/cash	Cash position chi tiết (in/out tháng)
/ar	AR aging tóm tắt
/ap	AP aging tóm tắt
/revenue	Doanh thu MTD/QTD/YTD
/kpi	Top 5 KPI từ Watchlist

Lệnh duyệt#

Lệnh	Tác dụng
/pending	Liệt kê đề xuất chờ duyệt cho bạn
/pending high	Chỉ high-risk
/approve <id>	Duyệt đề xuất theo ID
/reject <id>	Từ chối
/expire	Đề xuất sắp hết hạn (4h tới)

Lệnh báo cáo#

Lệnh	Tác dụng
/report march	Báo cáo tháng 3 (PDF gửi vào chat)
/report q1	Báo cáo Q1
/report ytd	YTD
/scan	Quét rủi ro nhanh (workflow cash-risk-scan)

Lệnh cảnh báo#

Lệnh	Tác dụng
/alerts	Active alerts
/snooze <id> 24h	Snooze alert 24 giờ
/dismiss <id>	Dismiss alert

Lệnh tiện ích#

Lệnh	Tác dụng
/dnd 22:00 7:00	Bật DND khoảng giờ
/dnd off	Tắt DND
/lang vi	Đổi ngôn ngữ bot (vi/en)
/unlink	Hủy liên kết bot khỏi tài khoản

Inline approval#

Khi có đề xuất chờ duyệt cho bạn, Bot gửi tin nhắn dạng:

📩 Đề xuất bút toán chờ duyệt #JE-2024-0301-0042

Số tiền:    12,500,000 VND
Loại:       Bút toán chi
Đối tượng:  NCC ABC Co. (MST 0301234567)
Diễn giải:  TT NCC ABC theo HĐ 03/24

⚠ Cảnh báo: NCC này lần đầu xuất hiện
⏰ Hết hạn: 23 giờ 14 phút

[⚡ Duyệt]  [✏ Sửa]  [✗ Từ chối]  [🔍 Xem]

Bấm "⚡ Duyệt"#

• Bot xác nhận: "✅ Đã duyệt #JE-2024-0301-0042 lúc 14:32. Bút toán đã ghi sổ."
• Audit log ghi: ai duyệt, qua channel telegram, IP, timestamp.

Bấm "✏ Sửa"#

• Bot mở Mini App ngay trong Telegram → form chi tiết, chỉnh được tài khoản nợ/có/số tiền/diễn giải.
• Đọc thêm ở Telegram Mini App.

Bấm "✗ Từ chối"#

• Bot hỏi lý do với inline keyboard:
  • Sai tài khoản
  • Sai số tiền
  • Không thực sự xảy ra
  • Khác (nhập tay)
• Sau khi chọn, Bot xác nhận và AI Agent học từ feedback.

Bấm "🔍 Xem"#

• Mở Mini App với chế độ chỉ-xem, đầy đủ:
  • Bút toán đề xuất + giải thích.
  • Căn cứ pháp lý (điều khoản kế toán áp dụng).
  • Chứng từ gốc preview.
  • Lịch sử bút toán tương tự.

Group chat#

Bot có thể tham gia group chat Telegram để cả phòng kế toán cùng theo dõi.

Add bot vào group#

1. Trong group chat → bấm tên group → Members → Add Member → tìm @KopaApprovalBot.
2. Quan trọng: Cấp quyền admin cho bot (nó cần quyền pin tin nhắn quan trọng).
3. Trong group, gõ /start — Bot trả mã liên kết group.
4. Trong KOPA: Cài đặt → Thông báo → Telegram → Group → Liên kết group → dán mã.

Cấu hình group#

Sau khi link, vào KOPA setting để cấu hình:

• Loại tin gửi vào group:
  • ✅ Workflow lỗi (mặc định).
  • ✅ Cash alert Danger.
  • ❌ Đề xuất chờ duyệt cá nhân (chỉ DM).
  • ❌ KPI off-track personal.
• Pin alert quan trọng.
• Thread support (Telegram supergroup) — KOPA gửi vào thread chỉ định.

Inline duyệt trong group#

Đề xuất nhiều người có thẩm quyền duyệt → có thể gửi vào group:

📩 Đề xuất chế độ kế toán doanh nghiệp #JE-...
[⚡ Duyệt]  [✗ Từ chối]
👁 3 người chưa duyệt: @mai @nam @hung

Người đầu tiên bấm Duyệt → các nút disable, Bot edit message thành:

📩 Đề xuất chế độ kế toán doanh nghiệp #JE-...
✅ @mai đã duyệt lúc 14:32 (qua Telegram group)

Deep link#

Tin nhắn từ Bot luôn có deep link về web KOPA cho trường hợp cần thao tác phức tạp:

🔗 Mở trên web: https://cowork.getkopa.com/journal-entries/JE-2024-0301-0042

Bấm sẽ mở browser, đã đăng nhập sẵn (nếu trình duyệt có session).

Deep link cũng có thể từ web → Telegram, ví dụ trong thông báo web:

[Mở trong Telegram]

→ tg://resolve?domain=KopaApprovalBot&start=approve_JE-2024-0301-0042

Multi-workspace#

Một user link Telegram với nhiều workspace:

1. Liên kết Telegram trong workspace 1 (như bình thường).
2. Đăng nhập workspace 2 → Cài đặt → Thông báo → Telegram → Thêm workspace này.
3. Bot hiện cả 2 workspace, mặc định workspace cuối link.
4. Đổi workspace mặc định: /switch <slug>.

Mỗi tin nhắn từ Bot kèm prefix workspace để phân biệt:

[Sao Mai] 📩 Đề xuất chờ duyệt #...
[ABC Co]  💰 Cash alert: runway < 3 tháng

Bảo mật#

Mã liên kết#

• Mã LINK-XXXXXX chỉ dùng được một lần.
• Hết hạn sau 10 phút.
• Sinh từ KOPA, không phải từ Bot.

Verify ai đang duyệt#

Mỗi click button trong Bot kèm Telegram user ID, được verify:

• User ID phải khớp với account đã link.
• Workspace đang active phải đúng.
• User phải còn quyền duyệt loại đề xuất đó tại thời điểm bấm.

Nếu sai bất kỳ check nào → Bot trả lỗi "Không có quyền duyệt".

Token hijack#

Nếu Telegram của bạn bị hack:

1. Đổi mật khẩu Telegram + bật 2FA Telegram.
2. Vào KOPA → Cài đặt → Thông báo → Telegram → Hủy liên kết.
3. Tất cả phiên Bot active bị invalidate.
4. Audit log có entry "User unlinked Telegram at ..." để truy ngược.

Privacy mode#

Bot trong group không đọc tin nhắn thường — chỉ đọc:

• Lệnh bắt đầu bằng /.
• Reply hoặc mention @KopaApprovalBot.
• Inline button click.

Đây là Telegram Bot Privacy Mode mặc định, đảm bảo Bot không spy vào chat group của bạn.

Sự cố thường gặp#

Bot không gửi tin#

Nguyên nhân:

• Bot bị block trong app Telegram.
• DND đang active.
• Token expired.

Giải pháp:

1. Mở chat @KopaApprovalBot → chắc chắn không bị block.
2. KOPA: Cài đặt → Thông báo → Telegram → Test xem có gửi đến không.
3. Nếu vẫn không: Hủy liên kết rồi Liên kết lại.

Inline button không hoạt động#

Triệu chứng: Bấm Duyệt nhưng không có gì xảy ra.

Nguyên nhân:

• Đề xuất đã hết hạn (timeout > 24h mặc định).
• Đề xuất đã được duyệt bởi người khác (race condition trong group).
• User mất quyền duyệt giữa chừng.

Giải pháp:

• Bot sẽ trả tin lỗi giải thích.
• Mở deep link Web để xem trạng thái mới nhất.

Quá nhiều thông báo#

Giải pháp:

• Bật DND (/dnd 22:00 7:00).
• Tinh chỉnh kênh: tắt loại không cần (web vẫn nhận).
• Dùng group chat thay DM cho alert team.

Self-hosted Bot (Enterprise)#

Workspace Enterprise có thể yêu cầu Bot riêng (không phải @KopaApprovalBot):

1. Tạo Bot mới qua @BotFather của Telegram.
2. Lấy Bot token.
3. Liên hệ sales@getkopa.com để KOPA cấu hình token vào workspace.
4. Bot riêng có tên + ảnh đại diện theo doanh nghiệp.

Lý do dùng:

• Brand consistency.
• Audit log dễ phân biệt nhiều khách hàng dùng cùng KOPA SaaS.
• Compliance yêu cầu Bot không chia sẻ với entity khác.

Tiếp theo#

• Telegram Mini App — UI đầy đủ ngay trong Telegram.
• Hàng đợi duyệt (HITL) — luồng duyệt end-to-end.
• Telegram, Zalo, Email — so sánh các kênh.