Excel & Google Sheets

Spreadsheet là fallback connector cho mọi thứ. Khi không có connector chuyên dụng, dùng Excel/Sheets.

Khi nào dùng#

• Bảng lương — đa số doanh nghiệp Việt vẫn quản lý lương trên Excel.
• Công nợ chi tiết — nếu khách hàng/NCC quản lý ngoài hệ thống.
• Sổ phụ chuyên ngành — ví dụ phân tích giá thành sản xuất.
• Dữ liệu cũ — import lịch sử trước khi dùng KOPA.

Google Sheets#

Cách kết nối#

1. Connectors → + Thêm → Google Sheets.
2. Đăng nhập Google → cấp quyền truy cập file (read-only hoặc read-write).
3. Chọn folder hoặc file cụ thể.
4. KOPA pull cấu trúc sheet.

Mapping cột#

Cho mỗi sheet, định nghĩa mapping:

Sheet "Bang luong T03"
  Cột A → Mã NV
  Cột B → Họ tên
  Cột E → Lương cơ bản
  Cột F → Phụ cấp
  Cột G → Tổng lương
  Cột H → BHXH (10.5%)
  Cột I → TNCN
  Cột J → Thực lĩnh

Đồng bộ#

• Pull mỗi giờ (mặc định).
• Real-time — Google Sheets webhook (cần Google Workspace plan trả phí).
• On-demand — bấm Refresh khi cần.

Excel#

Upload file#

1. Connectors → + Thêm → Excel Upload.
2. Upload file .xlsx.
3. KOPA parse, hỏi mapping (như Sheets).

Schedule auto-pull (Excel trên SharePoint/OneDrive)#

Nếu file Excel ở SharePoint/OneDrive:

1. Connect Microsoft 365.
2. Trỏ tới file path.
3. KOPA pull theo schedule.

Template KOPA#

KOPA cung cấp template Google Sheets sẵn cho:

• Bảng lương Việt Nam — tự tính BHXH, TNCN.
• Công nợ AR/AP — aging tự động.
• Sổ quỹ tiền mặt — sổ phụ + tổng hợp.
• Sổ TSCĐ — danh sách + khấu hao.

Vào Connectors → Templates → Use template để clone.

Hai chiều dữ liệu#

KOPA → Excel:

• Báo cáo tài chính export sang Excel.
• Bảng kê chi tiết một tài khoản.

Excel → KOPA:

• Import dữ liệu hàng loạt (chứng từ, đối tượng, sản phẩm).
• Cập nhật giá / tỷ lệ trong workflow.

Bảo mật#

• KOPA chỉ truy cập file/sheet bạn explicit chọn.
• Không truy cập toàn bộ Drive/OneDrive.
• Service account email hiện trong Settings → bạn có thể revoke bất kỳ lúc nào từ Google/Microsoft.

Sự cố thường gặp#

• Permission denied — re-share sheet với service account của KOPA.
• Mapping sai cột — vào Connector → Edit mapping.
• Dữ liệu quá lớn — KOPA giới hạn 100,000 dòng/sheet. Nếu lớn hơn, chia nhiều sheet.