Bán hàng & Mua hàng
Quản lý hóa đơn đầu vào/đầu ra, công nợ phải thu/phải trả, theo dõi hạn thanh toán.
Hai module Sales và Purchases có cấu trúc giống nhau, chỉ khác chiều dòng tiền. Phần này mô tả chung cho cả hai.
Quy ước: Các mã tài khoản (TK 131, 511, 3331, 152, 156, 331, 642...) trong các ví dụ bút toán dưới đây ứng với chart of accounts của doanh nghiệp lớn / vừa. Với DN nhỏ hoặc hộ kinh doanh, KOPA tự dùng chart rút gọn ứng với loại hình. Bút toán cụ thể KOPA đề xuất cho công ty của bạn xem trong từng đề xuất.
Sales (Bán hàng)#
Summary metrics#
- Hóa đơn bán — tổng số hóa đơn đầu ra trong kỳ.
- Doanh thu kỳ — tổng tiền bán (chưa VAT).
- Chờ ghi sổ — hóa đơn đã phát hành nhưng chưa hạch toán.
- Phải thu — tổng AR cuối kỳ.
Bảng hóa đơn bán#
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Ngày | Ngày phát hành |
| Số HĐ | Số hóa đơn điện tử |
| Khách hàng | Tên + MST |
| Doanh thu | Chưa thuế |
| VAT | Theo tỷ lệ hiện hành |
| Tổng | Sau thuế |
| Đã thu | Bao nhiêu (nếu có) |
| Còn nợ | Phần chưa thu |
| Hạn TT | Theo điều khoản hợp đồng |
| Quá hạn | Số ngày (nếu > 0) |
| Trạng thái | Mới / Chờ ghi / Đã hạch toán |
Inspector hóa đơn#
Khi bấm dòng, mở:
- Tab Tổng quan — info hóa đơn, lịch sử thanh toán.
- Tab Bút toán — bút toán doanh thu Nợ 131 / Có 511 + 3331.
- Tab Thanh toán — danh sách giao dịch thu (gắn từ Banking).
- Tab Lịch sử — audit trail.
Theo dõi công nợ phải thu#
Bấm Aging report trong toolbar → mở dạng bảng:
| Khách hàng | Current | 1-30 | 31-60 | 61-90 | 90+ | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KH ABC | 50tr | 30tr | 0 | 0 | 0 | 80tr |
| KH XYZ | 0 | 0 | 0 | 100tr | 50tr | 150tr |
| Tổng | … | … | … | … | … | … |
- Bấm khách hàng → drill xuống chi tiết hóa đơn từng kỳ.
- Bấm Gửi nhắc thanh toán → AI soạn email/Zalo cho khách quá hạn.
Purchases (Mua hàng)#
Cấu trúc đối xứng với Sales:
Summary metrics#
- Hóa đơn mua — số hóa đơn đầu vào kỳ.
- Chi phí kỳ — tổng chi phí mua (chưa VAT).
- Chờ hạch toán — chưa được duyệt.
- Phải trả — tổng AP cuối kỳ.
Bảng hóa đơn mua#
Cột tương tự Sales nhưng theo phía nhà cung cấp.
Đề xuất bút toán mua#
KOPA tự đề xuất bút toán theo loại:
- Mua NVL — Nợ 152 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Mua hàng hóa — Nợ 156 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Chi phí dịch vụ — Nợ 642/641 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Mua TSCĐ — Nợ 211 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
Theo dõi công nợ phải trả#
Tương tự AR aging, nhưng cho phía AP.
Mẹo: Chú ý đến cột "Đến hạn trong tuần này" — KOPA highlight đỏ AP đến hạn để bạn chuẩn bị tiền.
Workflow phổ biến#
Quy trình bán hàng đầu cuối#
- Phát hành hóa đơn trên Misa/FPT/VNPT.
- KOPA pull về module Sales.
- AI đề xuất bút toán Nợ 131 / Có 511, 3331.
- Kế toán duyệt → bút toán ghi sổ.
- Khách hàng chuyển khoản → giao dịch về Banking.
- AI match giao dịch với hóa đơn → đề xuất bút toán Nợ 1121 / Có 131.
- Kế toán duyệt → AR giảm.
Quy trình mua hàng đầu cuối#
- Nhà cung cấp gửi hóa đơn → vào Documents (qua email/upload).
- AI OCR + phân loại → tạo dòng trong Purchases.
- AI đề xuất bút toán Nợ 152/156/642 + 1331 / Có 331.
- Kế toán duyệt.
- Khi thanh toán: bút toán Nợ 331 / Có 1121.