Bán hàng & Mua hàng
Quản lý hóa đơn đầu vào/đầu ra, công nợ phải thu/phải trả, theo dõi hạn thanh toán.
Bán hàng & Mua hàng
Hai module Sales và Purchases có cấu trúc giống nhau, chỉ khác chiều dòng tiền. Phần này mô tả chung cho cả hai.
Sales (Bán hàng)#
Summary metrics#
- Hóa đơn bán — tổng số hóa đơn đầu ra trong kỳ.
- Doanh thu kỳ — tổng tiền bán (chưa VAT).
- Chờ ghi sổ — hóa đơn đã phát hành nhưng chưa hạch toán.
- Phải thu — tổng AR cuối kỳ.
Bảng hóa đơn bán#
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Ngày | Ngày phát hành |
| Số HĐ | Số hóa đơn điện tử |
| Khách hàng | Tên + MST |
| Doanh thu | Chưa thuế |
| VAT | 0/5/8/10% |
| Tổng | Sau thuế |
| Đã thu | Bao nhiêu (nếu có) |
| Còn nợ | Phần chưa thu |
| Hạn TT | Theo điều khoản hợp đồng |
| Quá hạn | Số ngày (nếu > 0) |
| Trạng thái | Mới / Chờ ghi / Đã hạch toán |
Inspector hóa đơn#
Khi bấm dòng, mở:
- Tab Tổng quan — info hóa đơn, lịch sử thanh toán.
- Tab Bút toán — bút toán doanh thu Nợ 131 / Có 511 + 3331.
- Tab Thanh toán — danh sách giao dịch thu (gắn từ Banking).
- Tab Lịch sử — audit trail.
Theo dõi công nợ phải thu#
Bấm Aging report trong toolbar → mở dạng bảng:
| Khách hàng | Current | 1-30 | 31-60 | 61-90 | 90+ | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KH ABC | 50tr | 30tr | 0 | 0 | 0 | 80tr |
| KH XYZ | 0 | 0 | 0 | 100tr | 50tr | 150tr |
| Tổng | … | … | … | … | … | … |
- Bấm khách hàng → drill xuống chi tiết hóa đơn từng kỳ.
- Bấm Gửi nhắc thanh toán → AI soạn email/Zalo cho khách quá hạn.
Purchases (Mua hàng)#
Cấu trúc đối xứng với Sales:
Summary metrics#
- Hóa đơn mua — số hóa đơn đầu vào kỳ.
- Chi phí kỳ — tổng chi phí mua (chưa VAT).
- Chờ hạch toán — chưa được duyệt.
- Phải trả — tổng AP cuối kỳ.
Bảng hóa đơn mua#
Cột tương tự Sales nhưng theo phía nhà cung cấp.
Đề xuất bút toán mua#
KOPA tự đề xuất bút toán theo loại:
- Mua NVL — Nợ 152 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Mua hàng hóa — Nợ 156 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Chi phí dịch vụ — Nợ 642/641 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
- Mua TSCĐ — Nợ 211 / Có 331 + Nợ 1331 / Có 331.
Theo dõi công nợ phải trả#
Tương tự AR aging, nhưng cho phía AP.
Mẹo: Chú ý đến cột "Đến hạn trong tuần này" — KOPA highlight đỏ AP đến hạn để bạn chuẩn bị tiền.
Workflow phổ biến#
Quy trình bán hàng đầu cuối#
- Phát hành hóa đơn trên Misa/FPT/VNPT.
- KOPA pull về module Sales.
- AI đề xuất bút toán Nợ 131 / Có 511, 3331.
- Kế toán duyệt → bút toán ghi sổ.
- Khách hàng chuyển khoản → giao dịch về Banking.
- AI match giao dịch với hóa đơn → đề xuất bút toán Nợ 1121 / Có 131.
- Kế toán duyệt → AR giảm.
Quy trình mua hàng đầu cuối#
- Nhà cung cấp gửi hóa đơn → vào Documents (qua email/upload).
- AI OCR + phân loại → tạo dòng trong Purchases.
- AI đề xuất bút toán Nợ 152/156/642 + 1331 / Có 331.
- Kế toán duyệt.
- Khi thanh toán: bút toán Nợ 331 / Có 1121.