Khóa sổ kỳ
Quy trình khóa kỳ với checklist 10 mục, phát hiện blocker, mở lại kỳ đã khóa, ảnh hưởng đến module khác.
Khóa sổ kỳ
Cuối mỗi kỳ kế toán, bạn cần khóa kỳ để chốt số liệu. Sau khi khóa, bút toán không sửa được nữa (trừ khi mở lại có nhật ký).
Khi nào khóa kỳ?#
- Cuối tháng — sau khi nộp tờ khai VAT (ngày 20 tháng kế tiếp).
- Cuối quý — sau khi nộp TNDN tạm tính (ngày 30 tháng kế tiếp).
- Cuối năm — sau khi quyết toán + BCTC (chậm nhất 90 ngày sau ngày kết thúc năm tài chính).
Trước khi khóa#
Cảnh báo: Khóa kỳ là thao tác nghiêm túc. Nên khóa khi đã hoàn tất:
- Nhập tất cả chứng từ trong kỳ.
- Đối soát ngân hàng.
- Lập và nộp các tờ khai.
- Trích khấu hao TSCĐ.
- Kiểm kê hàng tồn kho (nếu có).
Mở Period Close Cockpit#
Có 2 cách:
- Bấm Khóa kỳ → ở period bar.
- Vào module Tasks → bấm card "Khóa kỳ tháng…".
Cockpit mở ở dạng modal lớn.
Checklist 10 mục#
KOPA chạy 10 kiểm tra tự động trước khi cho khóa:
| # | Kiểm tra | Trạng thái |
|---|---|---|
| 1 | Đối soát ngân hàng | ✓ Hoàn tất hoặc ✗ Còn N giao dịch chưa khớp |
| 2 | AR aging review | ✓ Đã review hoặc ⚠ Chưa review |
| 3 | AP aging review | ✓ Đã review hoặc ⚠ Chưa review |
| 4 | Hàng tồn kho | ✓ Đã kiểm kê hoặc ⚠ Chưa |
| 5 | TSCĐ | ✓ Đã trích khấu hao hoặc ✗ Còn N tài sản chưa trích |
| 6 | Tờ khai VAT | ✓ Đã nộp hoặc ⚠ Còn nháp |
| 7 | TNDN tạm tính | ✓ (cuối quý) Đã nộp |
| 8 | Tổng hợp lương | ✓ Đã hạch toán |
| 9 | Bút toán không cân | ✓ Không có hoặc ✗ Có N bút toán không cân |
| 10 | Đề xuất AI tồn đọng | ✓ Đã xử lý hết hoặc ⚠ Còn N đề xuất |
Hành động trên mỗi mục#
- ✓ Pass — không cần làm gì.
- ⚠ Warning — không chặn nhưng nên xử lý. Bấm để mở module liên quan.
- ✗ Blocker — chặn không cho khóa. Bấm để mở module liên quan.
Auto-fix#
KOPA có thể tự fix 4 trong 10 mục:
- Mục 5 — auto trích khấu hao TSCĐ tháng.
- Mục 9 — auto cảnh báo bút toán không cân, kế toán quyết.
- Mục 10 — auto-reject đề xuất hết hạn.
- Mục 1 — auto-match các giao dịch ngân hàng có pattern rõ.
Bấm Tự động xử lý → KOPA chạy 4 mục trên + report kết quả.
Khóa kỳ#
Khi tất cả mục không có blocker, nút Khóa kỳ chuyển từ disabled → primary.
- Bấm Khóa kỳ.
- KOPA hỏi xác nhận: "Bạn chắc chắn muốn khóa Tháng 04/2024? Sau khi khóa, bút toán không sửa được."
- Nhập lý do khóa (ví dụ "Đã nộp VAT, BCTC nội bộ"). Lý do ghi vào audit log.
- Bấm Xác nhận.
KOPA:
- Đặt trạng thái kỳ =
locked. - Tạo period snapshot (số dư cuối kỳ, sao chép sang kỳ kế tiếp như số dư đầu kỳ).
- Notify mọi user: "Tháng 04/2024 đã khóa."
- Mở kỳ kế tiếp ở trạng thái
open.
Mở lại kỳ đã khóa#
Cảnh báo: Mở lại kỳ đã khóa là thao tác đặc biệt và ghi vào audit log. Chỉ Owner / Admin được làm.
- Vào module Tasks hoặc Settings → Periods.
- Bấm vào kỳ đã khóa → Mở lại.
- Nhập lý do bắt buộc (ví dụ "Phát hiện hóa đơn bỏ sót cần ghi vào tháng 04").
- Yêu cầu 2 chữ ký (Owner + Kế toán trưởng).
- Sau khi mở, kỳ ở trạng thái
reopened. - Mọi bút toán mới trong kỳ này có flag
post-close-adjustment. - Sau khi xong, khóa lại như bình thường — kỳ chuyển thành
locked-v2(giữ lịch sử mở/khóa).
Ảnh hưởng đến module khác#
Sau khi khóa kỳ:
- Documents — chứng từ trong kỳ vẫn xem được, không sửa.
- Banking — sao kê có thể tiếp tục pull (cho kỳ mới), giao dịch cũ không sửa.
- Reports — báo cáo trong kỳ được "freeze" — kết quả là chính xác kể từ thời điểm khóa.
- AI Agent — không đề xuất bút toán mới cho kỳ đã khóa.